Prima Intalnire Cu Clientii Unde Si Cum

Desi suna a cliseu, in business (si nu numai) prima impresie conteaza. Desi clientii tai te-au ales pentru rezultatele tale, pentru ceea ce tu poti sa le oferi din punct de vedere profesional, sau poate chiar prin recomandari, daca la prima intalnire nu reusesti sa fi la inaltimea asteptarilor lor, mai mult ca sigur vei pierde ocazia de a incheia o afacere.

Nu conteaza ca esti fotograf de evenimente n.b.c., de fashion, de sport, comercial, portretist sau de studio, profesionalismul trebuie sa primeze, de la prima intalnire cu clientii pana in momentul predarii rezultatelor finale.

Inainte de a ne vinde rezultatele muncii, ne vindem imaginea proprie. Degeaba ai un portofoliu de nota 10+ daca te prezinti in fata clientilor in bermude, in sandale sau in adidasii si tricolul de la meciul de fotbal de acum cateva zile. Prima intalnire este extrem de importanta, clientii vor vedea cum te prezinti, vor vedea daca se pot increde in tine, vor decide daca iti pot da bani lor sau nu ...

In majoritatea cazurilor clientii te aleg pentru portofoliul tau. Asta este un atu de care ar trebui sa incerci sa profiti. Au studiat si analizat piata si concurenta, deja stiu ca tu ai rezultate bune si sunt interesati de stilul si tehnica ta, de calitatea si repetabilitatea rezultatelor. Toate acestea i-au adus la tine. Din acest moment insa, este datoria ta sa-i faci sa ramana, sa le castigi increderea ca om si ca profesionist, sa-i faci sa lucreze cu tine. Cum faci asta ?

Dupa prima abordare (telefonica sau prin email) in care se stabileste prima intalnire, ar trebui sa te documentezi putintel despre cine sunt clientii. Mai exact cu ce se ocupa, cine sunt ca persoane, daca au functii executive si decizionale sau sunt doar middle-man, suntem in secolul 21 - trebuie sa exista un site, un cont sau o pagina de facebook, un profil linkedin, poti chiar utiliza putina "inginerie sociala" ... strange cateva informatii de folos (pentru tine) despre oamenii cu care te vei intalni. In acest fel vei putea pregati informatiile privind experienta similara, portofoliu tematic, eventuale respunsuri la intrebari etc. Cel mai probabil si ei vor face exact acelasi lucru despre tine. In functie de informatiile gasite poti sa stabilesti daca "joci" pe perenul tau, pe terenul lor sau intr-un spatiu neutru. Acest lucru este destul de important pentru ca tinde sa incline putintel balanta in favoarea celui care alege terenul "de joaca".

Daca este vorba de o companie mai mare si esti invitat la sediul lor, cel mai probabil va exista un dress code. In majoritatea cazurilor un stil casual-smart este suficient, sau poti stabili acest lucru cand discuti detalile intalnirii. Atentie insa : daca clientii tai vor fi "costumati" iar tu vei fi in blugi si t-shirt cu "I shoot people for a living" ... e o problema. Nu trebuie nici sa exagerezi, daca nu este cazul, nu o sa mergi in frac si papion. Un minim de decenta este insa necesar. Credibilitatea ta ca om si profesionist depinde de asta. Intradevar, fotografia este un domeniu oarecum creativ, dar asta nu inseamna ca prezenta ta trebuie sa fie la fel de creativa, pana la urma este doar o intalnire de afaceri.

Daca clientii stabilesc ca vor sa vina la tine apar doua variante mari si late : daca ai un sediu sau un studio unde poti organiza intalnirea este totul ok, dar daca nu ai aceste facilitati, va trebui sa improvizezi.

In cazul in care ai un sediu, un studio, un loc propriu in care sa organizezi intalnirea, ai un mic avantaj, prezinti mai multa incredere, este luat mai in serios, dovedesti profesionalismul (totul este interpetat ca fiind rezultatul muncii tale) si ai sanse mai mari sa ai success; toate acestea datorita imaginii pe care ti-o creezi in ochii clientilor. De preferat sa fie un loc curat, cu niste scaune si o masa, eventual cu canapea si fotolii, sa fie prezentabil, totul sa fie ordonat, fara elemente care sa distraga prea mult clientii sau sa iti strice imaginea (pahare si cesti murdare, cos de gunoi plin, murdar pe jos, geamuri murdare, dezordine, aparate si accesorii aruncate la intamplare etc.) Un element important putand fi pana si curatenia toaletei. Fiind pe "terenul tau" tu esti cel care stabileste regulile si in cazul imbracamintii. Dar nu uita ca decenta si bunul simt sunt mult mai eficace decat "creativitatea" si non-conformistul. Poti purta t-shirt-uri sau polo-uri (eventual cu brandul propriu si fara "mesaje") curate, calcate, fara a fi prea stridente. Daca in schimb alegi varianta business cu camasa, cravata si sacou, iar clientii vin imbracati mai lejer, va trebui sa te adaptezi, macar prin inlaturarea sacoului, eventual slabirea cravatei si suflecarea manecilor camasii, trucuri care te pot pozitiona mai "aproape" de client in acest caz, evitand stanjeneala diferentei de stil.

In cazul in care nu ai o locatie proprie poti incerca sa fi creativ. Evita intalnirile in localuri de tip fast-food, baruri aglomerate, berarii, restaurante si asa mai departe (chiar daca sunt "la moda"), au o gramada de dezavantaje pentru tine si clientii tai : de la zgomotul ambiental si comfortul scazut, la lipsa confidentialitatii si riscul de scadere a credibilitatii in ochii clientilor, plus elementele care pot distrage atentia la ceea ce este important, intalnirea si discutia in sine. Evita spatiile publice, parcurile, piscinele, stadioanele, patinoarele, supermarketurile ... usor de inteles de ce.

Este bine sa cauti din timp o locatie pe care sa o poti folosi pentru astfel de intalniri : o ceainarie, o cofetarie, o cafenea mai linistite, cu o atmosfera calda si calma, eventual cu separeuri, in care sa poti avea o discutie intr-un oarecare comfort. De preferat sa existe utilitati de genul prizelor si accesului la internet, pentru a putea exemplifica discutia cu imagini din portofoliu (daca este online)

O alta solutie in lipsa unui loc propriu pentru intalniri, este inchirierea unui spatiu, majoritatea centrelor de afaceri din orasele mari oferta aceasta posibilitate. De asemeni, poti ruga un coleg sau un prieten sa-ti inchirieze un spatiu. O solutie viabila poate fi holul unui hotel, majoritatea au spatii deschise dotate cu canapele, fotolii, mese si utilitati. Poti merge si discuta cu receptia aceasta posibilitate, in cele mai multe cazuri accesul este gratuit.

Oriunde ai alege sa ai prima intalnire, nu uita ca primul contact va fi cel care va da nota relatiilor ulterioare. Desi poate piata fotografiei profesionale este inca la inceput, exista destul de multi "jucatori" care vor sa acceada la aceasta pozitie, iar prima impresie pe care o lasi este lucrul care poate face diferenta intre tine fotograful foarte bun (cu portofoliu cu tot), dar care nu si-a facut temele si un posesor de aparat foto habarnist (fara nici un istoric profesional), care a reusit sa "fure" startul printr-o pregatire mai atenta a primului contact.

In oricare din situatiile de mai sus te-ai gasi, in momentul intalnirii ai grija la detalii : de la haine si atmosfera la pregatirea atenta a prezentarii, materialele de introducere, portofoliul, fie ca este printat sau in format electronic (de preferat sa ai pregatita si o varianta off-line (pe o tableta sau laptop), in cazul in care nu ai acces la internet. Trebuie avuta o atentie sporita in zona comunicarii non-verbale, de la atitudine si pozitiile corporale, la gesticulatii si contactele vizuale. Limbajul folosit este la fel de important. Toate acestea te prezinta si te reprezinta ca om, ca profesionist, ca un eventual partener de afaceri.